با توسعه و عمومی شدن علم و فناوری، شرکت‌های بیشتری شروع به پذیرش دفتر بدون کاغذ می‌کنند. دفتر بدون کاغذ به تحقق انتقال اطلاعات، مدیریت داده‌ها، پردازش اسناد و سایر کارها در فرآیند اداری از طریق دستگاه‌های الکترونیکی، اینترنت و سایر ابزارهای فنی برای کاهش یا حذف استفاده از اسناد کاغذی اشاره دارد. دفتر بدون کاغذ نه تنها با روند روزنامه تایمز مطابقت دارد، بلکه مزایای زیر را نیز دارد.
اول، حفاظت از محیط زیست و صرفه‌جویی در مصرف انرژی
کاغذ یکی از رایج‌ترین لوازم اداری است، اما تولید کاغذ نیاز به مصرف منابع طبیعی زیادی مانند درختان، آب، انرژی و غیره دارد، اما همچنین مقدار زیادی گاز زائد، فاضلاب، پسماند زباله و سایر آلاینده‌ها را نیز آزاد می‌کند و تأثیر جدی بر محیط زیست می‌گذارد. دفتر بدون کاغذ می‌تواند مصرف منابع طبیعی و آلودگی محیط زیست را کاهش دهد که این امر به حفاظت از محیط زیست و صرفه‌جویی در مصرف انرژی کمک می‌کند.
دوم، بهبود کارایی کار
دفتر بدون کاغذ می‌تواند از طریق ایمیل، ابزارهای پیام‌رسانی فوری و سایر روش‌ها، انتقال و تبادل سریع اطلاعات را محقق کند و در زمان و هزینه پست سنتی، فکس و سایر روش‌ها صرفه‌جویی کند. در عین حال، پردازش و مدیریت اسناد الکترونیکی نیز راحت‌تر است و می‌توان از طریق ابزارهایی مانند صفحات گسترده و نرم‌افزار پردازش اسناد، عملیات مشترک چند نفره را انجام داد که باعث بهبود کارایی و دقت کار می‌شود.
سوم، صرفه‌جویی در هزینه‌ها
دفتر بدون کاغذ می‌تواند هزینه چاپ، کپی، ارسال و غیره را کاهش دهد، اما همچنین می‌تواند در فضای ذخیره‌سازی و هزینه‌های مدیریت فایل صرفه‌جویی کند. از طریق ذخیره‌سازی دیجیتال، دسترسی از راه دور و پشتیبان‌گیری از اسناد می‌تواند محقق شود و امنیت و قابلیت اطمینان داده‌ها را تضمین کند.
چهارم، بهبود تصویر شرکت
دفتر بدون کاغذ می‌تواند ضایعات کاغذ و آلودگی محیط زیست شرکت‌ها را کاهش دهد، که این امر به بهبود تصویر مسئولیت اجتماعی و تصویر برند شرکت‌ها منجر می‌شود. در عین حال، دفتر بدون کاغذ همچنین می‌تواند قدرت علمی و فناوری و سطح مدیریت شرکت را منعکس کند، که این امر به بهبود رقابت‌پذیری اصلی شرکت منجر می‌شود.
به طور خلاصه، دفتر بدون کاغذ یک شیوه اداری سازگار با محیط زیست، کارآمد، اقتصادی و هوشمند است که به افزایش رقابت‌پذیری و وجهه شرکت‌ها کمک می‌کند و همچنین برای ترویج توسعه پایدار جامعه مفید است. اعتقاد بر این است که با پیشرفت و محبوبیت مداوم علم و فناوری، دفتر بدون کاغذ بیشتر و بیشتر مورد استفاده و ترویج قرار خواهد گرفت.
یک ضرب‌المثل قدیمی چینی می‌گوید: «یک سفر طولانی را فقط با برداشتن یک قدم می‌توان پیمود.» لیدیانت هر کارمند را به بی‌کاغذی تشویق می‌کند و همچنین اقدامات زیادی را برای دستیابی تدریجی به دفتر بدون کاغذ انجام می‌دهد. ما بازیافت لوازم اداری را در دفتر اجرا می‌کنیم، چاپ کاغذ و چاپ کارت ویزیت را کاهش می‌دهیم و دفتر دیجیتال را ترویج می‌دهیم؛ سفرهای کاری غیرضروری را در سطح جهانی کاهش می‌دهیم و آنها را با کنفرانس‌های ویدیویی از راه دور و غیره جایگزین می‌کنیم.
زمان ارسال: ۱۴ آگوست ۲۰۲۳